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Work Breakdown Structure

WBS- Herramienta de Comunicación del Trabajo a realizar en un Proyecto.

Una de las primeras tareas en el proceso de planeación de un proyecto es la definición de su alcance, en términos de la delimitación del trabajo a realizar para cumplir con los objetivos y desarrollar los entregables del proyecto.

Una herramienta útil para hacer esta tarea es la WBS o Work Breakdown Structure. La traducción típica en español de este término es el de Estructura de Trabajo (EDT). En adelante dentro del artículo, el término en inglés WBS sequirá siendo utilizado.

"La Work Breakdown Structure (WBS) corresponde a una división jerárquica y de multinivel del trabajo a realizar, que cubrirá los requerimientos del proyecto" (PMBOK, 2004).

Responde a la pregunta: Que va a ser desarrollado a través del proyecto?

Esta técnica distribuye el trabajo en paquetes que deben ser definidos para facilitar la administración y el seguimiento del alcance del proyecto.

Adicionalmente, permite la representación gráfica del trabajo a ser realizado y por ende, una comprensión rápida de la distribución de este trabajo. Esto facilitará la presentación del proyecto a los diferentes stakeholders del proyecto, incluyendo el nivel ejecutivo.

La WBS será también la base para la asignación de recursos del proyecto así como para el análisis de riesgos, costos y cronograma del proyecto.

Como empezar?

 

Adicionalmente, la distribución del trabajo puede incluir fases y tareas relacionadas con la administración del proyecto, como iniciación, planeación, ejecución, monitoreo - control y cierre.

Pero no siempre los proyectos responden a una sola área de la industria, sino que requieren para su ejecución, concentrar conocimiento y experiencia de diferentes áreas. En este caso, se puede comenzar con la generación de una lista de actividades del proyecto. A partir de esta lista, se puede categorizar y agrupar las actividades en un primer grupo de tareas mayores, que pueden formar las fases de nivel 1, y que tienen una secuencia determinada. A partir de estas fases, se siguen realizando subdivisiones hasta llegar al último nivel, que constituyen los paquetes de trabajo con el nivel de detalle que permita el control requerido por el gerente de proyecto.

Por tanto, surge otra pregunta: Hasta cuando seguir subdividiendo? Las divisiones del trabajo en diferentes niveles, dependerán de varios factores como:

a- La complejidad del Trabajo. En este caso es favorable subdividir las tareas hasta un nivel de detalle que identifique la secuencia, paralelismo y demás relaciones de precedencia entre las actividades que componen un flujo lógico de ejecución.

b- El equipo de trabajo asociado al proyecto. El caso en el que es necesario obtener una salida o producto, asignada a un subcontratista o una parte del equipo, que tiene un costo especifico, es una buena razón para agrupar sus actividades en un paquete de trabajo.

c-la criticidad de una tarea. En la medida en que una tarea sea crítica para el proyecto, porque es la entrada a otras tareas o porque de su salida, depende la continuación de la ejecución del proyecto, debería ser una tarea definida en términos de un paquete de trabajo.

 

Work Breakdown Structure

 

La manera más sencilla de abordar la definición de la WBS, es mediante la revisión de los objetivos del proyecto, que puede permitir la definición de un primer nivel de trabajo.

Otro modo recomendado por el Project Management Institute-PMI consiste en orientar la descomposición del trabajo de acuerdo con los entregables del proyecto. EL PMBOK Guide, tercera edición, define un entregable como "cualquier producto, resultado o capacidad para generar un servicio, único y verificable, que debe ser producido para completar una fase, un proceso o el proyecto" (2004).

Otra opción planteada por PMI, consiste en distribuir las fases del proyecto con base en el ciclo de vida del mismo; ciclo que está relacionado con el área de la industria en el que se desarrolla el proyecto.

Cada industria tiene una estrategia para orientar el trabajo, que es compartida por el grupo de personas que pertenecen a una misma profesión u oficio.

 

 

En el PMBOK se recomienda que un paquete de trabajo tenga un único punto de responsabilidad.

d-La estructura de los productos, entregables o servicios creados por el proyecto. Los diferentes niveles de la WBS deberán incluir los componentes requeridos para conformar el producto, entregable o salida final.

En síntesis, la WBS por sus características, facilita el entedimiento del trabajo a realizar en un proyecto y permite a los diferentes stakeholders, tener una visión global de trabajo que se va a realizar. De una buena definición del WBS dependerá el entendimiento de Cuál es el alcance del proyecto, por todos los implicados.

Por Dora Ariza, Octubre 12 de 2008

Bibliografía

A guide to the Project Management Body of Knowledge 3rd Edition v 1.2, Pennsylvania, PMI, 2004.

Practice Standard for Work Breakdown Structures. 2nd Edition, Pennsylvania, PMI, 2006.